Aktualizacja kart charakterystyki (SDS) – kompletny przewodnik dla producentów, importerów i dostawców chemikaliów

Kiedy i jak przeprowadzić aktualizację karty charakterystyki? Check-lista do wdrożenia

Po co jest aktualizacja karty charakterystyki?

• Karta charakterystyki (SDS – Safety Data Sheet) to dokument przekazujący odbiorcom pełne informacje o zagrożeniach związanych z substancją lub mieszaniną oraz o sposobach bezpiecznego z nimi postępowania. Aktualizacja karty to nie tylko „poprawienie daty”, ale ponowne wystawienie dokumentu z uwzględnieniem nowych danych, zmian w produkcie lub nowych przepisów – obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 31 ust. 9 rozporządzenia REACH.

Kiedy należy dokonać aktualizacji karty charakterystyki?

Aktualizacja musi nastąpić bez zbędnej zwłoki w następujących sytuacjach:

• Pojawienie się nowych informacji o substancji lub mieszaninie, które mogą wpłynąć na środki kontroli ryzyka lub zagrożenia.

• Udzielenie lub odmowa udzielenia zezwolenia na stosowanie lub wprowadzenie do obrotu substancji wymienionej w załączniku XIV (REACH).

• Zastosowanie ograniczeń dystrybucyjnych. 

• Inne istotne zmiany: modyfikacja formuły, procesu produkcji, dane naukowe, zmiany w klasyfikacji czy etykietowaniu. 

Czy istnieje określona częstotliwość przeglądu?

• Uwaga: rozporządzenie REACH nie określa sztywnego terminu przeglądu całej karty charakterystyki. 

• Rekomendacja: okres przeglądu powinien być dostosowany do charakteru zagrożeń występujących przy danej substancji/mieszaninie. 

Jakie są najnowsze wymagania prawne i formatowe dla kart charakterystyki?

• Wskazanie, że Rozporządzenie (UE) 2020/878 zmieniło załącznik II do REACH, co wpłynęło na format i treść kart charakterystyki. 

• Główne zmiany: sekcja 9 (właściwości fizykochemiczne), dodanie podsekcji 11.2 (innych zagrożeń, np. substancje zaburzające gospodarkę hormonalną), nowe podsekcje 12.6/12.7 (zagrożenia dla środowiska) oraz obowiązek wskazania nano-form lub charakterystyki cząstek. 

• Termin przejściowy: wszystkie karty wydane od 1 stycznia 2023 muszą być w nowym formacie. 

Kto odpowiada za aktualizację karty charakterystyki?

• Dostawca substancji/mieszaniny (produce­nt/importer/dalszy użytkownik) ma obowiązek dostarczyć kartę odbiorcy. 

• Karta musi być przekazana w bezpłatnej wersji papierowej lub elektronicznej wszystkim odbiorcom, którym substancja/mieszanina została dostarczona w ciągu ostatnich 12 miesięcy (jeśli dokonano aktualizacji).

• Wskazanie, że proces aktualizacji powinien być prowadzony przez osobę kompetentną (która posiada odpowiednie doświadczenie i przeszła odpowiednie szkolenia).

Jak wygląda proces aktualizacji karty charakterystyki?

Krok po kroku

1. Przegląd dotychczasowej karty – identyfikacja danych, które mogą ulec zmianie (np. nowe badania, zmieniona formuła, nowe przepisy)

2. Zbieranie aktualnych informacji – właściwości fizykochemiczne, toksykologiczne, ekologiczne, nano-postaci, nowe dane o substancjach, itp.

3. Modyfikacja treści poszczególnych sekcji, aby odpowiadały zmianom w przepisach prawnych, nowym danym o substancji/mieszaninie.   

4. Nadanie nowej wersji daty aktualizacji, oznaczenie „Aktualizacja: [data]”

5. Dostarczenie zaktualizowanej karty odbiorcom oraz przechowywanie informacji o wersji i dacie zmian.

6. Wdrożenie procedur wewnętrznych, monitorowanie terminu kolejnego przeglądu

Na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów?

• Należy uwzględnić najnowsze dane toksykologiczne lub ekotoksykologiczne

• Zweryfikować, czy nie zaszły zmiany w formułach oraz technologii produkcji

• Sprawdzić status prawny każdej substancji, w tym: jej klasyfikację, wartości NDS, czy nie została objęta ograniczeniem, itp.

• Prawidłowo oznaczyć wersję dokumentu i datę jego aktualizacji

• Zidentyfikować nano-postaci substancji tam, gdzie są obecne

• Wdrożyć i stosować procedury wewnętrznej dotyczącej regularnego przeglądu dokumentów

Jakie są konsekwencje braku lub nieprawidłowej aktualizacji?

• Naruszenie przepisów – możliwość sankcji administracyjnych

• Ryzyko bezpieczeństwa pracowników, użytkowników i środowiska

• Potencjalne problemy w łańcuchu dostaw (dostawca → odbiorca)

• Wizerunkowe straty dla firmy – traktowanie jako nieodpowiedzialnego partnera

• Utrudnienia w eksporcie lub certyfikacji produktów

Check-lista – Czy Twoja karta charakterystyki wymaga aktualizacji?

• Czy pojawiły się nowe informacje o substancji/mieszaninie (np. klasyfikacja, toksyczność)?

• Czy zmieniono formułę lub proces produkcji substancji/mieszaniny?

• Czy przepisy lub format SDS uległy zmianie (np. REACH/CLP, nano-postaci, UFI)?

• Czy karta ma datę wersji, oznaczenie „Aktualizacja: [data]”?

• Czy odbiorcy otrzymali najnowszą wersję? Czy karta dostępna w wymaganych językach?

• Czy istnieje wewnętrzna procedura przeglądu kart charakterystyki w Twojej firmie?

Dlaczego warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia?

• Proces aktualizacji wymaga wiedzy chemicznej, toksykologicznej, regulacyjnej

• Firmy zewnętrzne (konsulting) posiadają doświadczenie, narzędzia i bazy danych — umożliwiają szybkie i zgodne wdrożenie

• Zmniejszenie ryzyka błędów, skrócenie czasu, pewność dokumentacji